Für viele mittelständische Unternehmen sind IT-Kosten ein echter Kopfschmerz. Man weiß, dass eine leistungsfähige IT-Infrastruktur entscheidend ist, aber die hohen Anschaffungskosten und der laufende Wartungsaufwand können überwältigend wirken. Die gute Nachricht? Mit den richtigen IT-Lösungen können Unternehmen langfristig signifikant sparen – und dabei nicht nur effizienter, sondern auch sicherer werden.
Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Ein regionales Familienunternehmen, das seit Jahren erfolgreich tätig ist, erkennt plötzlich, dass seine veralteten Systeme es nicht mehr schaffen, die steigende Nachfrage und die sich schnell ändernden Geschäftsanforderungen zu bewältigen. Jeden Monat steigen die Wartungskosten, die Systeme werden langsamer, und die Gefahr von Datenverlusten wird immer größer. Doch mit der Einführung smarter IT-Lösungen könnte dieses Unternehmen nicht nur seine IT-Kosten senken, sondern auch seine Effizienz steigern und sich zukunftssicher aufstellen.
Doch zuallererst müssen Sie wissen in welchen Bereichen Sie besonders hohe Kosten haben, um mit einer IT-Optimierung anzufangen
Kostenpunkte der IT:
- Hardware:
Hardwarekosten sind dabei die am einfachsten zu erfassende Kostenfaktoren. Normalerweise sollte ein Blick auf die richtigen Buchhaltungskonten und die Anlagenbuchhaltung ausreichen. Computer, Server, Drucker oder auch Notebooks sind ein wichtiger Kostenteil Ihrer IT-Infrastruktur. Aber Achtung: Durch Hardware im eigenen Haus (on premise) entstehen weitere Kosten, welche oft nicht transparent ausgewiesen werden. Dazu gehören neben Raumkosten und Wartungsaufwand auch Energiekosten für Betrieb und Kühlung.
- Software:
Viele betriebliche Programme kosten monatlich Geld. Sei es Lizenzen für Microsoft Office 365, Grafikprogramme, Buchhaltungssoftware oder auch Ihr ERP-System. Auch hier gilt es auf Nebengeräusche, wie Aufwendungen für Datensicherungen zu achten. Natürlich muss man auch sicherstellen, jede, wirklich jede eingesetzte Software (auch Insellösungen von Fachabteilungen ohne IT-Freigabe).
- Wartungen:
Wartungen und Reparaturen an Ihrer Hardware oder Software, welche Ihr IT-Team nicht selbst erledigt, sind auch ein wichtiger Bestandteil Ihrer Kosten. Machen Sie eine Analyse Ihrer Wartungskosten und brechen sie diese auf einen Monat herunter. Auch eine Klimaanlage Wartungen oder Einsätze von Elektrikern können echte IT-Kosten sein, wenn diese z.B. den Serverraum betreffen.
- Personal:
Mitunter Ihre höchsten Kosten im Bereich IT. Fachkräftemangel und hoher KV machen es für viele Unternehmen schwierig ein kompetentes IT-Team aufzustellen. Klammern Sie dabei Key-User oder Teilzeit Admins nicht aus. Die Zeit, welche diese Gruppen mit IT verbringen, fehlt für die eigentlichen Kernaufgaben dieser Mitarbeiter
IT-Kosten senken
Basierend auf die ermittelten Faktoren kann man nur überlegen bei welchen Schrauben gedreht werden müssen, um die IT-Kosten zu senken.
Durch die genaue Auflistung können Sie jetzt Schritt für Schritt in jedem Bereich einen genauen Blick auf die Kosten nehmen und warum diese entstehen bzw. ob man diese optimieren kann.
Hardware:
Vergleichen Sie On-premise, Cloud und hybride Ansätze für den Einsatz von IT-Backoffice Infrastruktur. Nur, wenn Sie die wahren Kosten vergleichen, stimmen die wahren Einsparungspotentiale.
Aber auch bei Einsatz von On-premise Systemen, also z.B: Server und Storages im eigenen Haus können Energiekosten eine Investition in neue Hardware sinnvoll machen. Z.B. liefert ein modernes Speichersystem mit Flash Speicher oft so große Einsparung von elektrischer Energie, dass sich eine Neuanschaffung viel besser rechnet als das alte System am Laufen zu halten und gleichzeitig profitieren Ihre Nutzer von der höheren Leistungsfähigkeit solcher Hardware.
- Virtualisierung:
Klar natürlich setzen auch Sie auf Virtualisierung. Aber passt das Konzept zu den Anforderungen und wurden die erforderlichen Lizenzen auch korrekt berechnet? Je nach Virtualisierungskonzept können enorme Lizenzkosten auf Sie zukommen.
- Mobile Geräte statt PC’s:
Muss es für den Außendienstmitarbeiter immer eine komplette IT-Ausstattung sein oder reicht für einen Personenkreis eventuell ein Tablet aus? Auf jeden Fall sollten Sie auf einheitliche Standards setzen.
- Optimierung der Lebensdauer der Hardware:
Durch regelmäßige Pflege und ordnungsgemäße Verwendung der Hardware kann die Lebensdauer verlängert werden.
Denken Sie über die richtigen Supportverträge nach. So beinhalten machen Supportverträge auch selbst verschuldete Schäden, z.B. Displaybruch. Bei Reparaturen oder Reparaturversuchen interner Mitarbeiter werden oft die Kosten dieser Ressourcen nicht berücksichtigt. Meist ist interne Arbeit an der Hardware ineffizient, teuer und nicht professionell genug für Ihre Ansprüche.
Scheiden Sie rechtzeitig Systeme aus. Bereits nach 3-5 Jahren können Performance, Störungsanfälligkeit und Sicherheitsüberlegungen einen Invest in neue Hardware sinnvoll erscheinen lassen.
- Ressourcen-Pooling:
Muss in jedem Büro ein eigener Drucker oder Scanner stehen? Gibt es Hardware, welche die Mitarbeiter teilen können? Dies sind Grundsatzfragen der Ressourcenschonung.
- Leasing von Hardware statt Kauf:
Denken Sie über IT as a Service Modelle nach, welche von manchen Dienstleistern angeboten werden. So erhalten Sie transparente Kosten, In einigen Fällen ist Leasing eine bessere Kostenoption als ein Kauf von neuer Hardware. Faktoren wie kostenlose Upgrades, Wartungskosten und Personalkosten sind hier mit einzuberechnen.
Software:
Auch im Software-Bereich ist meistens Luft nach oben, was den Optimierungsfaktor angeht. Viele Unternehmen machen sich nur wenig Gedanken, welches Abo Modell oder welche Software gekauft werden soll.
- Alternative Software finden:
Nur weil eine bestimmte Software einen guten Ruf und Namen hat, heißt es nicht, dass es alternative Lösungen gibt, welche genauso funktionieren und günstiger oder sogar Open-Source(gratis) sind. Machen Sie sich schlau welche Programme und Funktionen sie wirklich brauchen. Zum Beispiel können teure Grafiksuiten durchaus durch deutliche günstigere Produkte ersetzt werden, welche für viele Anforderungen vollkommen ausreichen.
- Optimierung der Lizenznutzung:
Wird jede Ihrer Softwarelizenz genutzt? Haben Sie einen Überblick über all Ihre Lizenzen? Überprüfen Sie, ob eine Floating Lizenz Sinn macht in Ihrem Unternehmen. Investieren Sie in Lizenzmanagement.
- Lizensierung nach Bedarf:
Pay-per-use-Modelle gibt Ihnen die Möglichkeit nur die tatsächlich genutzte Software und Zeit zu zahlen.
Wartungkosten:
Um die Wartungs-und Reparaturkosten zu mindern ist in erster Linie eine regelmäßige Pflege der Hardware und Software notwendig.
- Proaktive Wartung:
Serviceverträge mit IT-Firmen, welche regelmäßige Checks bei Ihren Geräten durchführt ist in der Regel günstiger als, wenn Sie eine einmalige Reparatur benötigen, weil die Hardware nicht ordnungsgemäß benutzt wurde.
- Mitarbeiter schulen, um einfache Probleme selbst zu beheben:
Regelmäßige IT-Schulungen für Ihre Mitarbeiter können verhindern, dass Sie externe Techniker herbeiziehen müssen. Außerdem wird das interne IT-Team nicht überlastet und kann sich den wesentlichen Aufgaben stellen. - Standardisierte Hardware:
Kaufen Sie wenn möglich für Ihre Mitarbeiter immer dieselben Hardwarekomponenten, um die Fehlerquelle einzugrenzen und das Fachwissen zu minimieren.
- Erweiterte Garantien und Versicherungen:
Oftmals ist der Abschluss erweiterter Garantien eine gute Investition, um Sie vor hohen Reparaturkosten zu schützen. Besonders bei teuren Hardware-Geräten wie Servern.
Personal:
Personalkosten sind in der Regel die intensivsten monatlichen Kosten für Ihre IT-Infrastruktur. Die richtige Aufgabenverteilung und effiziente Nutzung von Automatisierungstools können Ihrem Team eine Menge Arbeit ersparen.
- Outsourcing von IT-Dienstleistungen:
Anstatt ein vollständiges IT-Team intern zu beschäftigen, können Sie bestimmte Aufgaben auslagern und so Personalkosten senken.
- Flexible Arbeitsmodelle (z. B. Remote-Arbeit):
Flexible Arbeitsmodelle für IT-Mitarbeiter senken die Kosten für Büroräume und IT-Infrastruktur vor Ort.
- Vermeidung von Überstunden:
Durch den Einsatz von Automatisierungstools und effizienteren Prozessen können Sie unnötige Überstunden vermeiden, was die Personalkosten senkt.
Fazit:
Die Entscheidung, in smarte IT-Lösungen zu investieren, ist mehr als nur eine Frage des Budgets. Sie ist eine Investition in die Zukunft und die Effizienz Ihres Unternehmens. Die Wahl der richtigen Technologie kann langfristig nicht nur die Betriebskosten senken, sondern auch die Wettbewerbsfähigkeit und Sicherheit Ihres Unternehmens stärken.
Außerdem wie schon so oft erwähnt ist die Optimierung der Kosten kein einmaliger Prozess, sondern vielmehr ein andauernder Prozess, welcher sich immer wieder ändert, da Ihr Unternehmen sich auch weiterentwickelt. Des Weiteren ist die Optimierung der IT-Kosten von Firma zu Firma unterschiedlich. Es gibt keine einheitliche Lösung, sondern nur eine Basis, auf der man aufbauen muss.
Sollten Sie Fragen zu diesem Thema haben, können Sie und gerne kontaktieren und wir helfen Ihnen in einem unverbindlichen Gespräch.