Zwei Wochen Urlaub. Endlich raus aus dem Alltagsstress, abschalten, auftanken. Aber Moment mal – was passiert in dieser Zeit eigentlich mit Deiner IT? Läuft alles weiter wie geschmiert? Oder wirst Du nach Deiner Rückkehr vom digitalen Chaos begrüßt?
Dieser Blogartikel zeigt Dir anhand von realistischen Szenarien, Pain Points und praxistauglichen Lösungen, warum Deine IT auch im Urlaub nicht „einfach mal so“ sich selbst überlassen werden sollte. Du erfährst, wie Du für maximale Ausfallsicherheit sorgst, welche Prozesse automatisiert sein sollten und woran Du einen IT-Dienstleister erkennst, der mitdenkt.
Warum dieser Beitrag wichtig für dich ist
Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) vernachlässigen ihre IT-Risiken im Urlaubsmodus. Gerade wenn die zuständige Person zwei Wochen oder länger nicht da ist, entstehen stille Gefahren:
- Kein Monitoring = keine frühe Fehlererkennung
- Keine Zuständigkeit = Ausfallzeiten werden länger
- Keine Planung = Sicherheitslücken werden übersehen
Die Folge: Was in zwei Wochen passieren kann, kann Dein Unternehmen im schlimmsten Fall Tausende Euro und einen massiven Imageschaden kosten.
Szenario: Der Server fällt aus – und keiner merkt es
Beispiel: Die Urlaubsvertretung hat keinen Zugang zur IT-Infrastruktur. Der zentrale Server mit der Warenwirtschaft stürzt ab. Der Ausfall wird erst Tage später bemerkt – die Auftragsbearbeitung steht still.
Pain Point: Ohne Monitoring und klare Eskalationsprozesse kann ein einfacher Serverausfall zu einem Desaster führen.
Lösung:
- Setze auf 24/7-Monitoring mit automatischen Alarmsystemen (z. B. per SMS, E-Mail oder Dashboard)
- Stelle sicher, dass eine kompetente Vertretung Zugriff auf die wichtigsten Systeme hat
- Nutze ein IT-Dienstleister-Modell mit Notfallintervention
Szenario: Cyberangriff während Deiner Abwesenheit
Beispiel: Ein Mitarbeiter klickt im Stress auf eine Phishing-Mail. Die Schadsoftware breitet sich unbemerkt aus, verschlüsselt Daten – aber niemand bemerkt es, weil Du im Urlaub bist.
Lösung:
- Nutze Endpoint-Security mit Alarmfunktion
- Regelmäßige automatische Backups mit externem Zugriff
- Schulung der Mitarbeitenden (auch vor dem Urlaub!)
- Klare Notfallpläne, z. B. Ransomware-Protokolle
Szenario: Niemand hat Passwörter oder Zugänge
Beispiel: Ein Kollege möchte etwas an der Website ändern oder eine Rechnung herunterladen – doch das Passwort sitzt nur in Deinem Kopf. Oder schlimmer: Du bist die einzige Person mit 2FA-Zugriff auf Microsoft 365.
Lösung:
- Passwort-Management-Tools wie Bitwarden oder 1Password fürs Team
- Notfallzugänge für Admins definieren
- Stellvertretungsregeln mit Zugriffsfreigaben
Tipp: Nutze Gruppenrechte und rollenbasierte Zugriffssysteme – keine „Einzelpersonen-Adminmacht“
Szenario: Einfache Aufgaben bleiben liegen
Beispiel: Keiner weiß, wie man neue E-Mail-Adressen anlegt oder den Spamfilter konfiguriert. Supporttickets stauen sich.
Fehlende Dokumentation und Prozessübertragung führen zu Stillstand.
Lösung:
- Interne Wissensdatenbank aufbauen (z. B. in Notion oder Confluence)
- Automatisierte Prozesse via Microsoft Power Automate oder Zapier
- Aufgaben an IT-Dienstleister auslagern
Quick Win: Standard-Vorgänge wie Onboarding, Offboarding oder Drucker-Setup dokumentieren und delegieren
Szenario: Kein Ansprechpartner bei IT-Problemen
Beispiel: Ein wichtiger Kunde hat ein Meeting mit Deinem Team. Die Kamera läuft nicht, das WLAN ist weg. Niemand traut sich, irgendetwas zu tun.
Fehlende Zuständigkeit = Stress für Mitarbeitende + schlechter Eindruck bei Kunden
Lösung:
- IT-Supportvertrag mit garantierter Erreichbarkeit (SLA)
- Definierte Vertretung in der Urlaubszeit (intern oder extern)
- Interne „Erste Hilfe“-Checklisten
Szenario: Du wirst im Urlaub gestört – wegen IT-Kleinigkeiten
Beispiel: „Kannst Du mir mal schnell die Zugangsdaten schicken?“ – Eine WhatsApp aus dem Büro, am Strand.
IT-Management sollte nicht an einzelne Personen gebunden sein.
Lösung:
- Prozesse abgeben, bevor Du gehst
- Klar definierte Kommunikationsregel: Urlaub = erreichbar nur bei Notfall
- Dokumentation nutzen, um Selbsthilfe zu ermöglichen
Merksatz: Wer im Urlaub gebraucht wird, hat vorher nicht sauber delegiert.
Szenario: Nach dem Urlaub wartet ein Berg unerledigter IT-Themen
Beispiel: Mails, Updates, Supporttickets – nichts wurde erledigt. Du kommst zurück und arbeitest zwei Wochen das Chaos ab.
Wenn IT-Prozesse nicht delegiert oder automatisiert wurden, entsteht ein „Rückkehrschock“.
Lösung:
- IT-Dienstleister als Vertretung beauftragen
- Ticketsysteme mit automatischer Zuweisung nutzen
- Wiederkehrende Aufgaben automatisieren (Patch-Management, Reports)
Bonus: Checkliste für Deine IT vor dem Urlaub
- Monitoring aktiv und Alarmierungen prüfen
- Passwortmanager aktuell & Notfallzugänge eingerichtet
- Dokumentation intern zugänglich machen
- Backups geprüft (inkl. Restore-Test!)
- Vertretung gebrieft + Kontaktpersonen definiert
- IT-Dienstleister informiert über Abwesenheit & Eskalationswege
- Automatisierungen eingerichtet (Updates, Supportverteilung)
- Sicherheits-Check: Updates, Firewall, Antivirenstatus aktuell?
Fazit: IT funktioniert nicht von allein – schon gar nicht, wenn Du im Urlaub bist
Ob Du zwei Wochen oder zwei Monate weg bist: Deine IT braucht Prozesse, Monitoring und Stellvertretung. Der beste Zeitpunkt, sich darum zu kümmern, ist vor dem Urlaub – der zweitbeste ist jetzt. Wenn du damit Hilfe benötigst, stehen wir dir gerne zur Seite.