Diese 3 Software-Lizenzentypen bezahlst Du doppelt!

Viele KMU zahlen unbewusst doppelt für Software: Abos, die Fachabteilungen einzeln buchen, alte Seat-Lizenzen, die nie deaktiviert wurden, und automatisch verlängerte Trials. Studien zeigen, dass Unternehmen so jährlich fünf- bis sechsstellige Beträge verlieren. In diesem ausführlichen Guide lernst Du,

1. warum doppelte Lizenzen so teuer sind,
2. welche drei Lizenz-Typen am häufigsten betroffen sind,
3. wie Du sie in Deinem Betrieb aufspürst,
4. welche konkreten Schritte zur Einsparung führen,
5. und welche Visualisierungen (Infografiken, Diagramme) Du dafür einsetzen kannst.
   
   

Am Ende hast Du eine 7-Schritte-Roadmap, um die Kostenfalle zu schließen – und gewinnst Budget für Innovation, Personal oder Marketing zurück.

Warum doppelte Lizenzen Deiner Firma teuer zu stehen kommen

Software-Lizenzen sind für viele Unternehmer ein undurchsichtiger Posten. Man denke an:

• Fachabteilungen, die unabhängig Tools abonnieren.
• IT-Teams, die alte Seat-Lizenzen einfach weiterlaufen lassen.
• Trial-Verlängerungen, die unbemerkt in kostenpflichtige Abos umschwenken.
  
  

Eine Backupify-Studie belegt: Unternehmen verschwenden im Schnitt 135.000 USD pro Jahr an ungenutzten oder redundanten SaaS-Tools. Hinzu kommen On-Prem-Lizenzen, die nach Hardware-Upgrades nie zurückgegeben werden, sowie Testlizenzen, die automatisch zu Vollversionen mutieren.

Diese Kosten belasten Dein Budget – und entziehen Dir Mittel für Wachstumsinitiativen. Deshalb lohnt sich ein strukturierter Lizenz-Audit, der verborgene Ausgaben aufdeckt und nachhaltige Prozesse etabliert.

Lizenz-Typ 1: Dezentralisierte SaaS-Abonnements

Das Problem

Fachabteilungen (Marketing, Vertrieb, HR) buchen Cloud-Tools wie Slack, Zoom oder spezielle Nischen-Apps oft eigenständig. Die IT-Abteilung weiß manchmal gar nicht, welche Abos laufen – und zahlt später separat für Enterprise-Lizenzen.

Fakt: Bis zu 74 % aller SaaS-Ausgaben werden von Fachbereichen außerhalb der IT direkt freigegeben.

Konkretes Beispiel

• Marketing nutzt Zoom Pro (14 €/Monat) für Webinare.
• Vertrieb holt sich Zoom Business (19 €/Monat) für internationale Calls.
• IT hat bereits ein Enterprise-Paket (25 €/Monat) gebucht.
  
  

Ergebnis: Drei verschiedene Lizenzen, dreifache Kosten – obwohl das Enterprise-Paket alle Features abdeckt.

So findest Du sie

1. SaaS-Inventory: Sammle alle Rechnungen der letzten 12 Monate.
2. Nutzer-Logs: Exportiere Login-Daten aus den Tools, um inaktive Konten zu erkennen.
3. Kosten-Mapping: Erstelle ein Pareto-Diagramm, das die größten drei SaaS-Posten per Abteilung zeigt.
   
   

Sofort-Maßnahmen

• Zentralisieren: Fasse alle Abos in einer zentralen Plattform zusammen (z. B. Zylo, Blissfully).
• Verhandeln: Nutze das Konsolidierungs­volumen, um mit dem Vendor bessere Konditionen auszuhandeln.
• Rollen-Berechtigungen: Erlaube nur zertifizierten Entscheidern, neue Abos zu buchen.

Lizenz-Typ 2: Verwaiste On-Prem-Seat-Lizenzen

Das Problem

Perpetual-Lizenzen für Desktop- oder Server-Software (CAD, ERP, Datenbanken) sind oft an Hardware-IDs gebunden. Nach einem Upgrade bleiben alte Lizenzen ungenutzt, neue Keys werden gekauft – ein klassischer Seat-Waste.

Beispiel aus der Praxis: Ein Produktionsbetrieb rüstet Workstations auf SSD um. Die alten PCs bleiben lizenziert, werden aber nie abgeschaltet. Parallel kauft die IT neue Lizenzen für die neue Hardware.

Erkennung

1. Discovery-Tool: Setze ein Lizenz-Harvesting-Tool wie Flexera oder Snow ein.
2. Asset-Abgleich: Vergleiche Hardware-Inventory mit Lizenzdatenbank.
3. Audit-Reports: Generiere einen Report „Gekaufte vs. genutzte Seats“ über sechs Monate.
   
   

Sofort-Maßnahmen

• License Harvesting: Reclaim ungenutzte Lizenzen automatisiert.
• VM-Richtlinien: Lege fest, wie Lizenzen bei Virtual Machine Snapshots gehandhabt werden.
• Regelmäßige Audits: Halbiere jährliche Seat-Audits, um verwaiste Lizenzen zu deaktivieren.
  
  

Lizenz-Typ 3: Unbemerkte Trial-Verlängerungen

Das Problem

Viele SaaS-Anbieter wandeln abgelaufene Testversionen automatisch in kostenpflichtige Abos um, wenn sie nicht aktiv gekündigt werden. Gerade in wachsenden Teams geht das leicht unter.

Studie: 31 % der Trial-Nutzer merken nicht, dass ihr Testabo in ein kostenpflichtiges Abo konvertiert wurde .

Konkretes Beispiel

• Ein Projektteam testet Asana Premium für 30 Tage.
• Am Tag 31 wird ohne Vorwarnung das Premium-Abo berechnet – obwohl das Team zur kostenlosen Basic-Variante zurückkehren wollte.
  
  

Erkennung

1. Trial-Tracker-Sheet: Führe eine Liste aller gestarteten Trials samt Start- und Enddatum.
2. Kalender-Alerts: Richte Erinnerungen 7 Tage vor Ablauf.
3. Credit-Card-Monitoring: Filtere Kreditkarten­abrechnungen nach neuen SaaS-Charges.
   
   

Sofort-Maßnahmen

• SOP-Trial-Management: Definiere Verantwortliche, die Trials freigeben und überwachen.
• Automatisches Kündigen: Nutze Automatisierungs­tools (z. B. Zapier), die Trial-Ablauf-Ereignisse in Dein Ticket-System pushen.
• Nutzungs-Minimum: Vereinbare mit Anbietern, dass Trials nur in Kraft bleiben, wenn ein definiertes Nutzungs-Minimum erreicht wird.
  
  

Die 7-Schritte-Roadmap für Dein Lizenz-Audit

Fazit

Doppelte Lizenzkosten sind eine unsichtbare Kostenfalle, die jedes Jahr zehntausende Euro in KMUs bindet. Mit einem systematischen Audit – von der SaaS-Inventur über Seat-Harvesting bis zum Trial-Management – eliminiert Du bis zu 30 % Deiner Lizenzausgaben. Starte heute mit Schritt 1: Erstelle Deine vollständige Liste aller aktiven Abonnements und Lizenzen. So schaffst Du Budget für Innovation und Wachstum – statt es unbemerkt zu verbrennen.